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北京信息科技大学审计档案管理办法
发布日期:2016-03-28
        

第一章  总则

第一条 为了规范学校审计档案管理,维护审计档案的完整与安全,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据审计署《审计机关审计档案管理规定》、中国内部审计协会《内部审计基本准则》和有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指审计处进行审计(含专项审计调查)活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案管理,是指审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条 审计档案是学校档案的组成部分,应当纳入学校档案实行集中统一管理。

第五条 审计处应当指定专门人员,负责本单位的审计档案归档工作。

第二章  一般原则

第六条 审计文件材料归档工作实行审计组长负责制。

第七条 审计档案的建立,实行“谁审计、谁立卷”、“审结卷成、定期归档”的责任制度。审计项目一经实施,审计组责任人即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时,应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷的方法和规则进行组卷。

第八条 审计文件材料立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。审计文件材料按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。

第九条 跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷;跟踪审计项目,按年度分别立卷归档。

第十条 审计档案案卷质量的基本要求是:审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第三章  审计档案的范围与排列

第十一条 内部审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的有机联系,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第十二条 审计档案材料归档范围:

(一)结论类材料:包括审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见、审计移送处理书、审计结论送达回证,及相关的审计业务会议记录、纪要、审计组的书面说明等。

(二)证明类材料:包括审计承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、经济责任审计被审计者在任期内有关情况的书面材料、审计证据等。

(三)立项类材料:包括审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等。

(四)备查类材料:包括审计项目回访单、被审计对象反馈情况、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他文件材料。

第十三条 审计档案材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

(一)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序,结合其重要程度予以排列;

(三)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(四)备查类材料,按形成的时间顺序,结合其重要程度予以排列。

第十四条 审计档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正稿在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第四章  审计档案的编目、装订与移交

第十五条 审计档案应当采用“财务审计—工程项目审计”的方法排列、编目和存放。审计案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。

第十六条 纸质审计档案主要包括下列要素:

(一)案卷封面;

(二)案卷目录;

(三)卷内材料;

第十七条 案卷封面应当采用硬卷皮封装或档案盒封装。

第十八条 案卷目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。

第十九条 卷内材料应当逐页注明顺序编号。

第二十条 案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人,检查人、立卷时间以及情况说明。

第二十一条   纸质审计档案的装订应当符合下列要求:

(一)拆除卷内材料上的金属物;

(二)破损和褪色的材料应当修补或复制;

(三)卷内材料装订部分过窄或有文字,用纸加宽装订;

(四)卷内材料字迹难以辨认的,应附抄件加以说明;

(五)卷内材料一般不超过200页装订。

第二十二条   内部审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十三条   审计处委托外部审计人员参与的审计项目,由审计处业务联络人负责组织外部审计人员按本办法确定文件材料归档工作;审计处外包的审计项目档案,由审计处业务联络人负责将中介机构提供的审计报告归档。

第二十四条   内部审计人员(立卷人)完成归类整理,经项目负责人审核、档案管理人员检查后,按规定进行编目和归档,由审计处兼职档案人员向学校的档案管理部门办理移交手续。

第二十五条   审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的4个月内,移交学校档案室不得迟于次年4月。   

第二十六条   审计处应当逐步加强审计档案信息化管理,探索采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料,积极开展审计档案的利用工作。

第五章  审计档案保管和利用

第二十七条   审计档案的保管期限由校综合档案室依据有关审计档案保管期限的规定确定

第二十八条   审计档案的归档期限以校综合档案室确定的归档期限为界。

第二十九条   审计档案应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。

第三十条 审计处应当按照有关规定成立鉴定小组,在审计处处长的主持下定期对已超过保管期限的审计档案进行鉴定,对不具有保存价值的审计档案进行登记造册,经审计处、档案管理门等负责人签字认可后,予以销毁。销毁审计档案,应当指定两人负责监销。

第三十一条   审计档案一般仅限于审计处内部人员使用,凡其他人员借阅,须经审计处主管领导批准。严格加强管理,确保审计档案不丢失,不损坏,不泄漏。

第三十二条   电子审计档案的管理办法另行规定。

第三十三条   本办法自发布之日起施行,由审计处负责解释。

 

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